Cashflow-Planung
Durch die Cashflow-Planung definieren Sie die tatsächliche Zahlungswirksamkeit Ihrer geplanten Ein- und Ausgaben, die Sie vor allem in der Budgetplanung definiert haben. Die tatsächlichen Zahlungen können von den dort geplanten Ein- und Auszahlungen z.B. durch vereinbarte Zahlungsziele oder Teilzahlungen abweichen.
Warum die Cashflow-Planung überhaupt wichtig ist und wie Sie diese in Companyon anwenden, erklärt Ihnen dieses Video:
Wo finde ich die Cashflow-Planung?
Anders als bei Personal-, Investitions- und Finanzplanung gibt es für die Cashflow-Planung nicht den zweistufigen Definitionsprozess. Die Zahlungswirksamkeit definieren Sie direkt im jeweiligen Plan.
Öffnen der Cashflow-Planung
In das Modul „Cashflow“ gelangen Sie, indem Sie in einem geöffneten Plan oben auf den Reiter „Cashflow-Planung“ klicken.
Planungsvorlage: Definition der Zahlungswirksamkeit, des Detaillierungsgrades der Cashflow-Planung
Sie haben die Möglichkeit, die Zahlungswirksamkeit aller BWA-Positionen in der Cashflow-Planung zu definieren. Allerdings kann dies schnell zu einem hohen Aufwand führen. Daher haben Sie in Ihrer Planungsvorlage die Möglichkeit, für jede Planungszeile zu definieren, ob sie diese auch in der Cashflow-Planung einzeln planen möchten. Soll eine Zeile der Planungsvorlage auch in der Cashflow-Planung ausgewiesen und dort planbar sein, so wählen Sie in der Spalte "Zahlungswirksamkeit" der geöffneten Planungsvorlage "Detailliert planen". Wenn Sie davon ausgehen, dass die Ein- bzw. Auszahlungen im gleichen Monat wie in der BWA-Planung definiert erfolgen werden, dann wählen Sie "gleicher Monat". Aus Gründen der Übersichtlichkeit werden diese Positionen dann in der Cashflow-Planung gar nicht mehr angezeigt.
Die Erläuterung dazu finden Sie auch im Video oben ab Minute 4:20.
Vier Bereiche der Cashflow-Planung
Es öffnet sich das Cashflow-Bearbeitungsfenster. In diesem Fenster sehen Sie die die 12 Monate des Planjahres, die dazugehörige Tabelle hat vier Hauptbereiche, die wir in diesem Kapitel nacheinander beschreiben:
- Zahlungswirksamkeit von Umsatzerlösen
- Zahlungswirksamkeit von Material-/Wareneinkauf
- Offene Posten
- Weitere zahlungswirksame Positionen
Zahlungswirksamkeit von Umsatzerlösen
Klicken Sie im geöffneten Plan oben auf den Reiter „Cashflow-Planung“
Klicken Sie rechts oben auf „Plan korrigieren“, um die Tabelle bearbeiten zu können
Netto-Planwerte zu Brutto-Planwerten: Companyon ergänzt die aus der Budgetplanung übernommenen Netto-Umsatzwerte um die Mehrwertsteuer, um die Bruttowerte abzubilden. Für die Cashflow-Planung ist dies wichtig, da Sie von Ihren Kunden ja Brutto-Zahlungen erhalten.
Die weiteren Möglichkeiten beschreiben wir nun Zeile für Zeile. Wichtig: Die Auswirkung der hier getätigten Feinjustierung der Zahlungseingänge sehen Sie vor allem im kommenden Kapitel, der Liquiditätsprognose. Zum besseren Verständnis werden wir auch hier einige Screenshots der Liquiditätsprognose zeigen, um ein leichteres Verständnis zu schaffen.
Erhaltene Anzahlungen:
Als erstes können Sie die geplanten Umsätze um bereits früher erhaltene Anzahlungen korrigieren.
Beispiel: Sie haben für März 2023 einen Umsatz in Höhe von 267.750 geplant. Für zwei Projekte haben Sie aber schon eine Anzahlung im Januar in Höhe von 10.000 Euro und im Februar in Höhe von 50.000 Euro erhalten.
Für die Cashflow-Planung müssen Sie die tatsächlichen Einzahlungen auf die richtigen Monate korrigieren.
In der zweiten Spalte definieren Sie, vor wie vielen Monaten der entsprechende Anzahlungswert erhalten wurde. Sie können beliebige Zeilen für die jeweilige Verschiebung um x-Monate einfügen. Im Beispiel haben wir zwei Zeilen: Anzahlung vor einem und Anzahlung vor zwei Monaten.
Den Effekt dieser Änderung sehen wir in der Liquiditätsprognose:
Die Anzahlung „50.000 Euro, vor 1 Monat“ für den im März geplanten Umsatz sehen wir in der Liquiditätsprognose nun als „Erhaltene Anzahlung“ im Februar 2023. Entsprechend die „10.000 Euro, vor zwei Monaten“ im Januar.
Dies ist die korrekte Betrachtung, das die Gelder tatsächlich zu diesem Zeitpunkt geflossen sind.
Die in der Budgetplanung erwarteten Umsätze in Höhe von 267.750 Euro (oberer Screenshot) werden um die Anzahlungen in der Gesamthöhe von 60.000 Euro reduziert, in der Liquiditätsprognose (unterer Screenshot) wird daher im März 2023 nur noch der reduzierte Wert von 207.750 Euro berücksichtigt (Einzahlungen aus Bruttoumsätzen).
Restsaldo – davon bezahlt im gleichen Monat
Hier können Sie definieren, welcher Teil der geplanten Umsätze im gleichen Monat wie geplant gezahlt werden bzw. welche Beträge mit welcher Verzögerung. Ursachen können typischerweise vereinbarte Zahlungsziele sein, oder auch eine typische schlechte Zahlungsmoral einiger Kunden.
Diese verspäteten Zahlungseingänge sind sehr wichtig zu planen, da Sie ansonsten ein zu positives Bild Ihrer Liquidität erhalten können.
In der Tabelle definieren Sie, welche Beträge bzw. welche Anteile der geplanten Umsätze um x-Monate später zu einem tatsächlichen Zahlungseingang führen werden.
Der Restumsatz, der im gleichen Monat zu einem Zahlungseingang führt, wird von Companyon automatisch kalkuliert.
Im Beispiel:
Für den Januar 2023 haben Sie einen Brutto-Umsatz von 220.150 Euro geplant.
Anzahlungen haben Sie nicht erhalten.
Aufgrund vereinbarter Zahlungsziele planen Sie (grüner Kasten), dass von diesem Umsatz 50% im nächsten Monat und 25% im übernächsten Monat gezahlt werden. Vom geplanten Bruttoumsatz der Budgetplanung werden also nur die verbleibenden 25% im Januar 2023 zu Geldzuflüssen führen. Dieses Beispiel macht deutlich, wie essentiell die Cashflow-Planung für eine realistische Liquiditätsprognose ist.
Auch hier sehen wir den Effekt dieser Änderungen in der Liquiditätsprognose:
Diese 25% (= 55.038 Euro) sehen wir in der Cashflow-Planung im Jan 2023 als „Einzahlung aus Bruttoumsätzen“.
Die 50% (= 110.075 EUR), die wir einen Monat später, also im Februar, als Zahlungseingang erwarten, werden in der Zeile „Einzahlungen aus Forderungen“ auch im Februar (bzw. die verbleibenden 25% im März) berücksichtigt.
Zahlungswirksamkeit von Material-/Wareneinkauf
Analog zur Planung der tatsächlichen Zahlungseingänge passiert die Planung der tatsächlichen Geldabflüsse (d.h. eigene Zahlungen).
Genauso planen Sie durch Ihr Unternehmen geleistete Anzahlungen (die zu Geldabflüssen in Vormonaten führen) bzw. welche Verbindlichkeiten Sie später bezahlen werden.
Das Prinzip ist identisch zu der geplanten Zahlungswirksamkeit von Umsätzen, nur mit umgekehrten Vorzeichen hinsichtlich des Effektes auf Ihre Liquidität.
Offene Posten
Im dritten Abschnitt der Cashflow-Planungstabelle erfassen Sie zusätzlich relevante Positionen aus früheren Perioden
Den Bestand an offenen Forderungen bzw. offenen Verbindlichkeiten, die mit in das Planjahr übernommen werden.
Tatsächliche Zahlungsein- und -ausgänge in den entsprechenden Monaten, die auf offenen Forderungen/Verbindlichkeiten beruhen.
Diese Beträge werden in der Liquiditätsprognose entsprechend berücksichtigt.
Bitte beachten Sie bei den offenen Posten auch den Abschnitt „Der Jahreswechsel in Companyon“.
Weitere zahlungswirksame Positionen
Im vierten und letzten Abschnitt der Cashflow-Planungstabelle erfassen Sie verbleibende zahlungsrelevante Vorgänge, die in den ersten drei Blöcken noch nicht berücksichtigt wurden.
Besonders relevant sind hier die geplanten Umsatzsteuerzahlungen bzw. -erstattungen.