Personalkostenplanung

In der BWA-Planung können die Personalkosten als eine Gesamtsumme geplant werden. Die ist ein schneller Weg der Planung, allerdings zu Lasten der Genauigkeit und Flexibilität.

Mit der Personalkostenplanung können die Personalkosten detailliert auf der Ebene der einzelnen Mitarbeiter geplant werden. Dies hat drei Vorteile: 

• Genauere Planungsergebnisse, da die Gehälter, Sonderzahlungen und Lohnnebenkosten für jeden Mitarbeiter detailliert geplant werden können.
• Übersicht über alle aktiven Mitarbeiter in den jeweiligen Monaten.
• Einfache Kalkulation von Szenarien: Wie wirkt sich die Einstellung/Entlassung von Mitarbeitern auf das Ergebnis und die Liquidität aus? Wie Gehaltserhöhungen für einige Mitarbeiter?

Die detaillierte Personalkostenplanung passiert in Companyon auf zwei Ebenen:

1. Im Modul „Personal“, das Sie über die Hauptnavigation erreichen. Dort legen Sie die einzelnen Mitarbeiter grundsätzlich in Companyon an. Dabei definieren Sie:

• Vor- und Nachname
• Position und Rollen (z.B. Marketing oder IT)
• Das Eintritts- und Austrittsdatum
• Gehälter, Lohnnebenkosten, Arbeitsstunden usw.

2. In die Personalkosten-Planung in den konkreten Plänen können Sie diese Werte übernehmen, oder zum Beispiel für die Kalkulation von Alternativen die Werte für diesen spezifischen Plan verändern. So können Sie zum Beispiel die Auswirkung einer generellen Gehaltserhöhung auf Ihre Liquidität analysieren.

Ebene 1: Modul "Personal"

Personal - Mitarbeiter: Grundsätzliche Anlage der Stammdaten eines Mitarbeiters

Die grundsätzliche Anlage eines Mitarbeiters passiert im Navigationspunkt "Personal - Mitarbeiter". 

Dort können Sie Mitarbeiter anlegen, dabei jedem Mitarbeiter zwei Rollen zuweisen. Über diese Zuweisung können Sie später besondere Auswertungen realisieren. Die Aufteilung der Arbeitszeit auf die Rollen erfolgt in Prozentwerten, die Summe der beiden Rollen-Werte muss immer genau 100% ergeben:

• Definieren Sie die primäre und ggfs. die sekundäre Rolle. Zum Beispiel kann ein Mitarbeiter im Einzelhandel im Verkauf arbeiten, ebenso aber auch im Lager.
• Die primäre Rolle wird immer mit 100% der Zeit bewertet, solange keine Prozentzahl für die sekundäre Rolle definiert wird:

Personal - Gehälter: Definition der Gehälter und Arbeitsstunden der Mitarbeiter

Im zweiten Navigationspunkt unter "Personal" definieren Sie die quantitativen Elemente für die Mitarbeiter:

• Den Bruttolohn
• Sonderzahlungen (Prämien, Weihnachtsgeld usw.)
• Lohnnebenkosten in Prozent
• Die Arbeitsstunden je Monat

Wichtig: Diese Werte tragen Sie für jedes Jahr ein. Dieses wählen Sie über das Auswahlmenü oben rechts auf der Seite "Gehälter" aus.

Companyon erzeugt zusätzlich automatisch eine Übersicht über alle Mitarbeiter, in der die einzelnen Daten eines Mitarbeiters zusammenfließen:

• Bruttolohn
• Sonderzahlungen 
• Lohnnebenkosten
• Arbeitsstunden im Monat
• Mitarbeiterzahl gesamt: Headcount (Teilzeitkräfte zählen als Headcount)
• Mitarbeiterzahl: Vollzeitäquivalente (Teilzeitkräfte addieren ihre Stunden zu Vollzeitkräften) 

Ebene 2: Personalkosten-Planung im konkreten Plan

Die Personalkosten-Planung im konkreten Plan öffnen Sie über den entsprechenden Reiter im geöffneten Plan. 

Sie können die Werte aus dem Modul "Personal-Gehälter" übernehmen, indem Sie auf den Link "Werte aus Gehälter-Modul übernehmen" auf der rechten Seite oberhalb des ersten Mitarbeiters klicken. 

Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, diese zentral geplanten Werte in jedem einzelnen Plan zu überarbeiten. So können Sie zum Beispiel in einem zweiten Plan die Auswirkungen von Gehaltssteigerungen oder Personalmaßnahmen auf Ergebnis und Liquidität zu analysieren.

Datenschutz und Vertraulichkeit der Personaldaten

Sie haben die Möglichkeit, den Zugriff auf die vertraulichen Personaldaten, vor allem den Gehältern, nur besonderen Personen zu ermöglichen. Umgekehrt können Sie auch festlegen, dass diese Nutzer, zum Beispiel Mitarbeiter der Personalabteilung, keinen Zugriff auf die sonstigen Daten wie Plandaten oder die BWA erhalten.

Diese Zuweisung der Nutzungsrechte können Sie ganz einfach über das Modul "Team verwalten" erreichen, das Sie über die obere horizontale Hauptnavigation erreichen. 

Die ausführliche Beschreibung der Nutzerverwaltung finden Sie hier:

https://help.companyon.de/de/article/mitarbeiter-einladen-und-zugriffsrechte-verwalten

Darstellung der Personalkosten in der BWA

Sobald Sie über die Personalkostenplanung Mitarbeiter geplant haben, werden die in der BWA-Planung bereits bestehenden pauschalen Personalkosten in einer „Rest“-Zeile angegeben. Daraus ergeben sich zwei Möglichkeiten:

1. Sie übernehmen die bisherigen Personalkosten als Summenzeile und planen nur neue Mitarbeiter konkret in der Personalkostenplanung. Dann laufen in der BWA-Planung beide Zeilen parallel.
2. Sie planen alle Mitarbeiter in der Personalkostenplanung. In diesem Fall müssen Sie die „Rest“-Zeile nullen bzw. (sollten dort zusätzliche Personalkosten wir Reisekosten, Fortbildungen enthalten sein) um die Gehälter/Sonderzahlungen reduzieren. Unsere Empfehlung ist es, alle Mitarbeiter detailliert über das Modul „Personal“ zu definieren und zu planen. Die höhere Genauigkeit und die Flexibilität in Szenarien zu planen (Auswirkungen von Gehaltssteigerungen) macht den einmaligen Aufwand schnell wett.